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Effectuer un stage de recherche

Une étudiante, un étudiant inscrit dans une université hors Québec peut venir effectuer un stage de recherche avec une professeure, un professeur. Si elle, s’il n’est pas canadien, le gouvernement fédéral le considère comme une travailleuse, un travailleur étranger et lui demande d’obtenir un permis de travail.

Les démarches d’obtention de ce permis de travail peuvent être facilitées :

  • Si le stage est d’une durée de 1) 120 jours ou moins;
  • Si des 2) programmes gouvernementaux de mobilité sont disponibles (selon le pays d’origine);
  • Si l’étudiante, l’étudiant dispose d’un financement substantiel obtenu à l’extérieur du Canada, ou obtenu en fonction de l’excellence de son dossier (impliquant le plus souvent un comité officiel d’attribution de bourse, ex. : bourse d’un organisme subventionnaire);

Dans chacun des cas rien ne garantit l’obtention d’un permis de travail. Des personnes présentant apparemment les mêmes caractéristiques et les mêmes documents justificatifs se sont vus tantôt acceptées, tantôt refusées à la frontière. Les agents de la douane canadienne disposent d’un pouvoir discrétionnaire.

Stage de 120 jours ou moins :

  • Si une lettre d’invitation à effectuer un tel stage a été rédigée par une professeure, un professeur de l’UQAM et communiquée à l’étudiante, l’étudiant invité, pour une période précise identifiée dans le temps et pour un mandat bien identifié;
  • Si la, le stagiaire jouera un rôle important dans le projet de recherche ou y ajoutera une valeur;

Notez qu’aucune prolongation du stage ne sera possible et qu’une personne n’a droit qu’à une seule dispense de 120 jours par période de 12 mois.

Dans tous les autres cas, la ou le stagiaire devra se procurer un permis de travail.

Programmes gouvernementaux de mobilité

La future, le futur stagiaire doit vérifier si elle, s’il est admissible à un programme qui faciliterait son entrée au Canada comme le programme Expérience internationale Canada (EIC). Si c’est le cas, elle, il doit présenter une demande pour y obtenir une place et envoyer à stagesfs_recherche@uqam.ca l’invitation qu’elle, il recevra confirmant qu’elle, il est invité à déposer une demande de permis de travail et les délais qui lui sont imposés. Par la suite, chaque aspirante, aspirant stagiaire devra s’inscrire en ligne et créer un profil sur le site d’Immigration et citoyenneté Canada pour l’obtention de son permis de travail. Elle, il devra fournir :

  • une lettre d’invitation signée par la professeure, le professeur de l’UQAM qui souhaite l’accueillir;
  • la convention de stage de son institution d’enseignement dûment remplie et signée par toutes les parties (Voir ci-dessous : Convention de stage), lorsque requis;
  • un numéro d’offre d’emploi provenant de l’UQAM; ainsi que,
  • le reçu de paiement des frais de l’employeur que lui enverra également l’UQAM.

L’offre d’emploi mentionnée ci-dessus est de la responsabilité de l’UQAM et confirme l’engagement conclu avec une professeure, un professeur pour un stage. Pour effectuer cette offre d’emploi, la professeure, le professeur devra communiquer vos nom et prénoms, votre nationalité, votre numéro de passeport. Assurez-vous de les lui transmettre au moment opportun.

Une, un stagiaire de recherche provenant de l’étranger n’obtiendra un permis de travail que s’il se qualifie pour le programme EIC ou s’il possède un financement de son pays d’origine ou de son institution scolaire d’attache à titre de bourse. Un financement canadien peut le qualifier pour un permis de travail au Canada si et seulement si, ce financement est obtenu au terme d’un processus de sélection sur la base de l’excellence de son dossier (ex. : MITACSProgramme des futurs leaders dans les Amériques (PFLA), etc.). Une preuve du financement devra être envoyée à stagesfs_recherche@uqam.ca et jointe à la demande de permis de travail de l’éventuel stagiaire (la lettre de l’organisme subventionnaire (sur papier en-tête officiel, qui confirme le financement).

Les délais pour obtenir le permis de travail sont variables mais il faut prévoir au minimum 4 à 6 semaines.

Démarches pour les stagiaires potentiels

Première étape : une lettre d’engagement de la part de l’UQAM et le cas échéant faire signer votre convention de stage

La première étape de la planification d’un stage de recherche consiste à établir un accord avec une professeure, un professeur qui supervisera votre stage. La professeure, le professeur doit faire une proposition de stage écrite dans une lettre sur papier en-tête dûment signée qui doit également comprendre les éléments suivants :

  • Les dates et la durée du stage;
  • Le lieu du stage (département, laboratoire, chaire ou centre de recherche…);
  • Le sujet de recherche et les principales tâches;
  • Le financement prévu s’il y a lieu y compris celui dont vous bénéficiez éventuellement par l’intermédiaire d’une bourse de votre pays ou de votre université.

Si vous n’avez pas déjà d’entente avec une professeure, un professeur, vous pouvez acheminer une lettre de motivation, un curriculum vitae et une description de vos intérêts de recherche et compétences scientifiques à la professeure, au professeur qui vous intéresse (la liste des professeures, professeurs de chaque département est disponible sur le site internet du département concerné).

Préparation de votre convention de stage

Si une convention de stage est exigée de la part de l’université d’attache du ou de la stagiaire, cette convention devra être remplie en collaboration avec la professeure, le professeur qui vous accueillera en stage et par la suite, cette convention devra être signée par le doyen de la Faculté des sciences, seule personne à être autorisée à représenter l’organisme d’accueil du ou de la stagiaire.

Les informations suivantes devront faire partie de la convention de stage. Celle-ci devra être signée par le doyen de la Faculté des sciences de l’UQAM pour être conforme et valide.

Organisme d’accueil
Université du Québec à Montréal (UQAM)

Adresse officielle :
1430 St-Denis
Montréal (Québec) H2X 3J8

Adresse postale :
C.P. 8888, Succ. Centre-ville
Montréal (Québec) H3C 3P8

Représentant officiel : (et signataire de la convention)
Normand Séguin, doyen de la Faculté des sciences

Service dans lequel le stage sera effectué :
Faculté des sciences, Laboratoire (préciser lequel)

Lieu du stage : (selon le lieu où la professeure, le professeur responsable du stage a son laboratoire ou ses bureaux)
201 Président-Kennedy, Montréal, H2X 3Y7  (mathématiques, géologie, météorologie, informatique, environnement)
141 Président-Kennedy, Montréal, H2X 1Y4  (sciences biologiques, biochimie, activité physique ou kinanthropologie, ergonomie)
2101, avenue Jeanne-Mance, H2X 2J6  (chimie et biochimie)

Téléphone :
514-987-3651

Courriel :
sciences@uqam.ca

Cette convention de stage dûment remplie doit être acheminée au Décanat de la Faculté des sciences via l’adresse stagesfs_recherche@uqam.ca dès que possible afin qu’on y appose la signature du doyen de la Faculté des sciences, après une vérification du texte en regard de certaines considérations juridiques.

Veuillez préciser si la signature électronique du doyen est acceptable par l’université d’attache de la ou du stagiaire.

Deuxième étape : obtenir un permis de travail

L’obtention d’un permis de travail est obligatoire pour tous les ressortissants étrangers désirant effectuer un stage au Canada, que le stage soit rémunéré ou non sauf exception*. La, le stagiaire doit faire les démarches nécessaires par l’intermédiaire du site internet d’Immigration et citoyenneté Canada pour obtenir un permis de travail et, auprès d’une ambassade, d’un consulat ou d’un haut-commissariat du gouvernement du Canada pour obtenir un visa le cas échéant.

*Exception à la nécessité d’obtenir un permis de travail pour un stage de recherche pour les chercheurs :

Procédure pour la professeure, le professeur qui veut accueillir un stagiaire provenant de l’étranger

Voici la procédure permettant de concrétiser une offre de stage fait à une étudiante étrangère, un étudiant étranger et lui permettre d’obtenir l’autorisation nécessaire pour son entrée au pays et la réalisation du stage proprement dit.

Première étape : rédiger une lettre d’invitation et remplir et signer la convention de stage, le cas échéant

La première étape de la planification d’un stage de recherche consiste à établir un accord écrit avec la, le stagiaire. La professeure, le professeur doit faire une proposition de stage écrite dans une lettre sur papier en-tête dûment signée qui doit également comprendre les éléments suivants :

  • Les dates et la durée du stage;
  • Le lieu du stage (département, laboratoire, chaire ou centre de recherche…);
  • Le sujet de recherche et les principales tâches;
  • Le financement prévu s’il y a lieu y compris celui dont vous bénéficiez éventuellement par l’intermédiaire d’une bourse de votre pays ou de votre université.

Convention de stage

Si la, le stagiaire dispose d’une convention de stage de son université d’attache, cette convention doit être remplie avec votre collaboration. Aucune section ne doit rester vide. Nous vous suggérons d’inscrire « néant » ou « sans objet » le cas échéant si aucune information n’est requise (ex. rémunération).

Si la, le stagiaire ne dispose pas d’une convention de stage, veuillez utiliser la convention-type de l’UQAM pour des étudiant.e.s français ou européens ou d’autres pays. Une version en anglais est également disponible pour les ressortissants de la plupart des pays non européens.

Cette convention de stage dûment remplie doit être acheminée au Décanat de la Faculté des sciences via l’adresse stagesfs_recherche@uqam.ca dès que possible afin qu’on y appose la signature du doyen de la Faculté des sciences, après une vérification du texte en regard de certaines considérations juridiques.

Veuillez préciser si la signature électronique du doyen est acceptable par l’université d’attache de la ou du stagiaire.

Deuxième étape : Fournir les renseignements nécessaires

Fournir les renseignements nécessaires au Décanat de la Faculté des sciences (stagesfs_recherche@uqam.ca) qui se charge de plusieurs étapes administratives préalables pour permettre à la, au stagiaire d’obtenir un permis de travail répondant aux exigences d’Immigration Canada.

  • Faire parvenir une RIG (exemple rempli de réquisition interne générale) et la déposer au Décanat de la Faculté des sciences PK-2150 (a/s du secrétariat du décanat), RIG dûment signée par une personne autorisée à gérer le compte avec la partie de gauche remplie précisant l’identification du ou de la stagiaire ainsi que l’UBR dans lequel les fonds nécessaires à l’ouverture du dossier administratif à Immigration et citoyenneté Canada (230$) seront prélevés. Ces frais de 230$ servent à payer les frais de conformité de l’employeur (ce sont les termes d’Immigration et citoyenneté Canada).
  • Remplir au complet, le formulaire interactif pour chaque stage et stagiaire pour permettre de répondre aux questions demandées par Immigration et citoyenneté Canada. Ce formulaire n’est pas fonctionnel sur un ordinateur macintosh. Si vous utilisez ce type d’ordinateur, imprimez-le, remplissez-le à la main, scannez-le et envoyez-le à stagesfs_recherche@uqam.ca.
    • Dans le formulaire, inscrire :
      • Titre du poste : « Stagiaire de recherche »
  • Raison de la demande d’exemption : « Stage de recherche en milieu universitaire offert à un étudiant »

Troisième étape : Soumettre une demande d’offre d’emploi à Immigration Canada

Le Décanat de la Faculté des sciences ayant reçu les renseignements ci-dessus de votre part, ouvre un dossier d’employeur sur le site transactionnel d’Immigration Canada et paie les frais administratifs de 230$.

À l’issue de la démarche d’ouverture de dossier de l’employeur, un numéro d’offre d’emploi sera envoyé au Décanat de la Faculté des sciences par Immigration et citoyenneté Canada. Le Décanat communiquera ce numéro à la, au stagiaire qui à son tour l’inscrira dans sa demande de permis de travail. Le Décanat lui enverra également le reçu de paiement des frais de l’employeur qu’elle, il devra joindre à sa demande de permis de travail.

Les délais pour obtenir le permis de travail sont variables mais il faut prévoir au minimum 4 à 6 semaines.

Assurance maladie

À leur arrivée à Montréal, les personnes citoyennes étrangères doivent s’inscrire au régime d’assurance maladie de la Régie de l’assurance maladie du Québec s’ils proviennent des pays avec lesquels le Québec a établi une entente de réciprocité. Les ressortissants français doivent apporter le formulaire SE-401-Q-106 avec eux si leur stage est officiellement reconnu dans leur université d’attache. Une entente spécifique existe entre la France et le Québec en ce qui concerne la couverture santé des ressortissants français..

Il est obligatoire d’avoir une assurance maladie privée pour couvrir la période d’attente de trois mois avant l’inscription officielle au régime d’assurance maladie du Québec ou pour couvrir la totalité de la période de stage. Les deux compagnies suivantes sont suggérées, mais vous pouvez aussi vous adresser à l’assureur de votre choix (ex. : GuardMe, Desjardins, Ingle International or CoverMe by Manulife) :

Guide d’accueil à l’intention des étudiantes, étudiants étrangers

Ce guide, conçu d’abord pour les étudiantes, étudiants des programmes d’études de l’UQAM, est un outil de référence complet qui vous aidera à planifier votre séjour, votre arrivée au Québec et votre intégration à l’UQAM. Voir aussi le site Web des Services à la vie étudiante.

À l'arrivée à l'UQAM

A l’UQAM, le statut de stagiaire de recherche est accordé* pour une durée variant de quelques semaines à quelques mois selon l’entente entre la professeure, le professeur et la, le stagiaire. L’obtention du statut de stagiaire de recherche sera confirmée au stagiaire, par courriel, par le Registrariat de l’UQAM.

Ce statut permet à la, au stagiaire de recherche d’être couvert par certaines assurances de l’UQAM, d’avoir accès à des services divers, d’obtenir une carte d’identification, ainsi que de recevoir toute rémunération prévue dans le cadre du stage de recherche.

Procédure :

Remplir au complet le formulaire d’identification de stagiaire en recherche, faire signer la professeure, le professeur qui vous accueille et y joindre tous les documents demandés pour confirmer le statut de stagiaire de recherche à l’UQAM pour une période donnée et pour obtenir un numéro et une carte d’identification permettant l’accès aux différents services de l’Université (bibliothèque, laboratoire informatique, etc.).

Si vous êtes étudiante, étudiant au Québec, vous devez fournir une preuve d’inscription dans une institution d’enseignement québécoise pour la durée du stage ainsi que la preuve de couverture santé privée et/ou publique (RAMQ). Déposez le tout au secrétariat du Décanat de la Faculté des sciences, PK-2150.

L’obtention du statut de stagiaire de recherche sera confirmée à la, au stagiaire, par courriel par le Registrariat de l’UQAM.

La professeure, le professeur qui vous accueille est votre référence désormais (photocopies, bureau, informations diverses, clé, etc.).

Logements à louer à Montréal

Résidence UQAM : www.residences-uqam.qc.ca/ (bail de 9 mois disponible pour l’année scolaire de septembre à avril)

Louer un logement à Montréal : plusieurs sites de recherche sont proposés sur le site : https://www.logisquebec.com/appartement-a-louer-montreal

Voir également le site Immigrer.com : www.immigrer.com/faq-le-site-wwwvoirca-pour-ceux-qui-cherchent-a-louer-sur-montreal/

Faculté des sciences

La Faculté des sciences de l’UQAM regroupe plus de 200 professeur.e.s et une centaine de personnes chargées de cours qui proposent une formation scientifique axée sur l’excellence et la pratique, grâce à des cours en laboratoires, des excursions sur le terrain et une formule d’enseignement par petits groupes. Située dans le Complexe des sciences Pierre-Dansereau, en plein centre-ville de Montréal, la Faculté dispose d’infrastructures spécialisées nouvellement construites et d’équipements à la fine pointe de la technologie.

Coordonnées

Université du Québec à Montréal
Faculté des sciences
Pavillon Président-Kennedy
201, avenue Président-Kennedy
Montréal, Québec, H2X 3Y7